Dématérialisez votre entreprise avec la GED

De nos jours, la transformation numérique est devenue encore plus urgente. La pandémie du Covid-19 a rendu encore plus évident le rôle crucial et indispensable du numérique dans notre monde et, a fortiori, dans tout les secteurs. Quel est donc votre point de départ si les entreprises veulent mettre en œuvre la meilleure stratégie numérique ?

Dans cet article, nous allons suivre les différentes solutions de dématérialisation, en détaillant chacune d’entre elles.

Numérisation documentaire et dématérialisation avec la Gestion Electronique de Documents

Le temps des archives poussiéreuses et des dossiers papier est révolu. La raison en est simple : le document numérique présente d’énormes avantages par rapport à son équivalent physique.

Tout d’abord, les avantages sont financiers, car les coûts d’impression, de conservation et de gestion des archives sont réduits. Il y a également des gains de temps évidents (et le temps, c’est aussi de l’argent) : pensez à la complexité de rechercher des documents à la main, d’examiner des piles de feuilles, et à la facilité de recherche avec un appareil numérique, en quelques clics, après une indexation appropriée en amont. Le numérique permet également de réduire considérablement les erreurs de compilation ou les risques de perte. Au final, cela améliore la sécurité du stockage. Ensuite, il y a la question fondamentale du partage de tout ou partie des documents : là encore, le numérique est, vous l’avez compris, incroyablement plus efficace que le support physique.

Enfin, il y a d’autres possibilités : La gestion numérique des documents vous permet une analyse précise, profonde et dynamique des données de vos clients, ce qui est la première étape vers une gestion de la relation client sur mesure et « de proximité »

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Le besoin est donc de disposer de logiciels adaptés aux besoins de chaque entreprise . Les solutions de GED (Gestion Electronique de Documents) de chez https://ingedis-solutions.fr peuvent accompagner votre TPE -PME dans votre transition.

Une solution efficace de Gestion Electronique de Documents doit être capable de :

  • Classer les documents internes et externes que vous recevez de vos fournisseurs, employés et clients ;
  • Archivez automatiquement ces documents et indexez-les de la manière la plus fonctionnelle possible (il s’agit d’une étape fondamentale, car elle vous permet d’extraire des données précieuses et d’effectuer des recherches croisées) ;
  • Pour permettre un stockage numérique avec le plus haut niveau de sécurité possible et dans le respect des exigences légales ;
  • Extrayez automatiquement les données des documents et traitez les données structurées, pas seulement les documents entiers ;
  • Signaler les erreurs et les incohérences ;
  • Être capable de s’intégrer aux plateformes, applications et systèmes existants du client ;

Soyez aussi flexible et évolutif que possible.

En d’autres termes, il faut s’appuyer sur des systèmes de cloud computing.
Pour permettre un large éventail de personnalisations qui peuvent soutenir les besoins commerciaux et la structure de chaque entreprise.

Les processus de dématérialisation permettent en effet d’éliminer complètement les documents papier, puisque les contreparties numériques acquièrent une valeur juridique et probante totale. Soyez donc prudents : il ne s’agit pas seulement d’une nuance de sens ; les aspects juridiques sont délicats. C’est aussi pour cette raison qu’il est indispensable de s’adresser à des entreprises spécialisées et attentives dans ces phases de transition.

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