Les professionnels de santé sont souvent confrontés aux problèmes de factures impayées, que ce soit les médecins, chirurgiens, kinésithérapeutes, dentistes, sociétés ambulances, infirmiers ou autres. Ceux-ci sont souvent dus à plusieurs raisons. Vous avez les manquements des tiers payants par les caisses de sécurité sociale, ou encore le non-paiement des patients. Dans chaque type de cas, il existe des façons de relancer les concernés afin de trouver satisfaction. Retrouvez-les dans cet article.
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Les relances classiques auprès des patients
Il existe plusieurs façons d’effectuer une relance des impayés pour les professionnels de santé.
La lettre
La lettre de relance fait office d’un rappel à l’ordre destiné au client. Il a pour but de simplement signaler à ce dernier que la facture est arrivée à échéance et qu’il n’a toujours pas soldé. Ceci, sans le frustrer ni le bousculer.
La relance téléphonique
La relance téléphonique est souvent utilisée lorsque la lettre de relance n’a rien donné. À ce niveau aussi, vous devez vous y prendre de façon courtoise. Vous n’avez pas à vous montrer hostile avec le client. La relance téléphonique a plutôt pour but d’écouter les explications de ce dernier et de négocier afin d’aboutir à une solution juste, qui vous arrange tous les deux. En effet, le manque de paiement peut être dû à une difficulté passagère de trésorerie.
La mise en demeure
Pour sa part, la mise en demeure est un recours moins doux. En effet, il s’agit d’une invitation du client à exécuter son obligation de paiement, et ce, dans les plus brefs délais. Elle a également pour but de l’avertir qu’en cas de non-paiement il sera sujet à des poursuites judiciaires. Pour lui donner plus de crédibilité, il est recommandé de rédiger la mise en demeure en présence d’un avocat.
Les relances auprès des organismes mutuelles et sécurité sociale pour les impayés en lien avec le tiers payant
Généralement, les factures impayées sont dus à un rejet de facture. Vous avez la possibilité de vérifier vos factures rejetées quelques jours après votre télétransmission. Il en est de même pour les paiements sur votre compte bancaire des différentes factures. Il faut préciser que le pointage des factures et le rapprochement bancaire sont nécessaires pour une meilleure gestion du tiers payant. Mais aussi pour le suivi de votre trésorerie.
Pour les factures qui ont subi un rejet, vous devez dans un premier temps prendre connaissance du motif du rejet. Mais ce n’est pas tout. Vous devez également comprendre la signification du motif. Pour cela, vous devez vous tourner vers la caisse de sécurité sociale ou la complémentaire santé en question. Toutefois, vous n’êtes pas obligé de vous déplacer. Vous pouvez simplement les appeler.
Une fois la vérification effectuée, vous devrez faire un recyclage des factures impayées. Pour cela, vous devez envoyer une nouvelle feuille de soins électronique après avoir effectué les modifications qu’il faut. Celles-ci peuvent se faire manuellement ou sur votre logiciel. Généralement, si la part obligatoire a été payée, il est recommandé de procéder au recyclage manuel auprès de la caisse complémentaire.
Pour une gestion complète du tiers payant, il est nécessaire de vérifier les relances effectuées auprès des caisses obligatoires et complémentaires. Dans ce cas, elles peuvent demander d’envoyer des pièces justificatives. Ce qui peut retarder le paiement de vos actes. Le délai de traitement peut prendre des semaines. Et pendant tout ce temps, il faut un suivi rigoureux et également effectuer un rapprochement bancaire régulier.
Il arrive même parfois que la complémentaire vous signifie que le patient n’était pas à jour vis-à-vis de ses cotisations. Ce qui entraîne un refus du règlement de vos factures. Dans ce cas, vous devrez vous tourner vers votre patient pour entamer une procédure de recouvrement des impayés à amiable. Tout ceci montre à point cet exercice peut s’avérer fastidieux. Le mieux est donc de confier le recouvrement de vos créances à une société de recouvrement spécialisée.
L’intérêt de recourir à une société de recouvrement spécialisée
Vous l’aurez compris, que ce soit la gestion des impayés des clients ou du tiers payant, il s’agit d’une tâche contraignante et chronophage. Ceci demande une organisation administrative rigoureuse. Ce que de nombreux professionnels de la santé n’arrivent souvent pas à mettre en place, par faute de temps ou de moyens.
Résultat, leur gestion des impayés est bâclée et ils se contentent de ce qui est réglé, remettant à plus tard les relances. Et avec le temps, ces impayés s’accumulent et deviennent de grosses sommes d’argent. Pour éviter cela, il est recommandé d’externaliser vos relances.
Sachez que confier la gestion des relances de vos factures à un organisme spécialisé présente plusieurs avantages. Le plus important est sans aucun doute le fait de pouvoir récupérer les sommes qui vous sont dues. Ceci, tout en gardant de bonnes relations avec vos clients. En dehors de cela, cette solution vous permet de gagner du temps sur les encaissements.
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