L’essor des nouvelles technologies a fait exploser la quantité de données générée par les entreprises à travers le monde. Désormais, même une petite structure peut être amenée à manipuler des volumes d’informations considérables dans le cadre de son activité.
Seulement, il n’est pas rare que ces données soient éparpillées à divers endroits, voire dupliquées par erreur.
Excel, très largement répandu dans les entreprises, est un vecteur de création et de stockage de données majeur. Pour rationaliser le stockage des données, faciliter leur exploitation et améliorer leur qualité, il existe un moyen très efficace : la consolidation.
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Qu’est-ce que la consolidation des données ?
Concrètement, il s’agit d’un processus visant à identifier puis rassembler des données de différentes sources, de les nettoyer puis de les combiner dans une seule base de données dans le but de rationaliser la gestion des informations au sein d’une organisation.
En quoi la consolidation des données Excel est-elle bénéfique pour votre entreprise ?
- Amélioration de la productivité
Le regroupement d’informations s’avère très efficace pour optimiser l’efficacité des équipes au quotidien : moins de temps est gaspillé pour la recherche de l’information et les données, accessibles rapidement, peuvent être mises à jour sans encombre. Par ailleurs, la centralisation permet une vision à 360 degrés de votre activité, facilitant les prises de décisions stratégiques.
- Réduction des risques de données dupliquées et/ou obsolètes
L’un des principaux enjeux liés à la Data est la gestion des données dupliquées. Plus elles sont fréquentes, plus elles sont susceptibles de créer des problèmes. Un chantier de consolidation est très efficace pour identifier des jeux de données similaires ou identiques ayant été créés au fil du temps. C’est aussi l’occasion de développer le processus de création et de stockage de l’information en sensibilisant vos équipes aux risques que peuvent engendrer les données en double ou complètement erronées.
- Consolidation de la sécurité
La consolidation des données permet par ailleurs de mitiger les risques de sécurité en réduisant la quantité de failles potentielles dans le SI. Par exemple, les données stockées dans des dossiers non protégés laisseront leur place à un seul et unique référentiel de stockage à la sécurité éprouvée hébergeant toutes vos informations.
La consolidation des données Excel passe le plus souvent par une sauvegarde complète de l’information sur un serveur distant. Ainsi, en cas de problème, la capacité de résilience de votre entreprise est très largement améliorée.
- Réductions de coûts
La prolifération incontrôlée et la duplication de données entraîne inévitablement un surcoût substantiel pour votre société. Plus elles sont volumineuses, plus l’espace de stockage requis est important et plus vous devrez débourser d’argent pour leur stockage.
Consolider vos données permet d’en supprimer certaines, d’en compresser d’autres et de stopper les abonnements pour des espaces de stockage inexploités. Et d’être plus vertueux sur le plan environnemental…
Comment consolider vos données Excel ?
On peut distinguer deux grandes façons de consolider des données Excel :
- L’utilisation de la fonction “Consolider” directement sur Excel Cette première manière de procéder requiert de vous rendre sur la feuille de calcul sur laquelle vous souhaitez faire apparaître les données consolidées.
Rendez-vous dans le menu “Données”, puis cliquez sur “Consolider”. Une fenêtre s’ouvrira ensuite pour vous permettre de renseigner chaque tableau de données à consolider. Il s’agit d’une solution relativement simple à mettre en œuvre. Les données resteront toutefois exposées au sein de fichiers Excel.
- Le recours à un outil spécialisé
Pour plus d’efficacité, il est judicieux d’opter pour un logiciel spécialisé. C’est par exemple le cas de Gathering Tools, une application dédiée à la consolidation des données Excel.
Cet outil vous permet de littéralement convertir l’ensemble de votre existant Excel en workflows sécurisés.
Chacun de vos classeurs Excel est reproduit à l’identique dans dans un environnement logiciel à part, directement synchronisé à votre SI.
Chaque fonctionnalité existante est dupliquée, quelle que soit sa complexité, de manière à ce que vos collaborateurs conservent un mode de fonctionnement proche de celui auquel ils sont habitués lorsqu’ils utilisent Excel. L’ergonomie habituelle d’Excel est elle aussi reportée dans Gathering Tools tout en vous libérant de la dépendance technique à l’outil Excel.
Je m’appelle Jonathan. Je suis un rédacteur passionné de webmarketing, et de finance. J’aime aider les autres à apprendre et à progresser dans leur carrière.
J’ai eu la chance de travailler dans une grande variété de secteurs, notamment le webmarketing. Cela m’a permis d’acquérir une grande expérience et des connaissances que j’aime partager avec les autres.
